Tout commence par le recrutement de talents. On dit souvent que « Seul on avance plus vite, ensemble on va plus loin, » cet adage connu de tous, est une réalité à prendre en compte même dans le management de votre entreprise. Mais comment constituer l’équipe capable de tirer le projet le plus haut possible ?

Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, il arrivera que vous ayez besoin de recruter une équipe de dédiée ; une véritable Business Unit. En tant que manager, votre réussite dépend bien sûr de vos idées et, surtout de votre capacité à vous entourer des hauts potentiels. Attirer les meilleurs talents et embaucher la dream team prête à relever tous les challenges est une tâche délicate.

Cet article vous aide à comprendre les enjeux clés du projet de recrutement de vos collaborateurs, afin d’appréhender les outils d’analyse du contexte social de l’équipe dédiée. Il vous permet aussi en tant que manager, de mieux cerner le mode de travail à adopter lorsque vous gérer des équipes de culture différentes afin d’aligner vos process grâce à des référentiels adaptés.

Les enjeux clés du projet d’externalisation

• La distance, une variable à intégrer dans votre projet de recrutement.

Le recrutement d’une équipe dédiée est considéré comme une alternative très flexible dans le cadre d’une délocalisation ou impartition de services. Dans ce type de projet, l’impact de la distance dans la gestion de votre équipe est une variable centrale à prendre en compte si vous souhaitez optimiser vos ressources.

Les managers qui prennent en compte cela, arrivent à mieux impliquer et fédérer leur équipe. Il nécessite de mettre en place des processus et des modes opératoires qui rendent  votre service plus performant. La relation d’un collaborateur à distance peut paraître enviable si vous anticiper sur ce qui pourrait entraver la fluidité de vos interactions.

L’autonomie permise par la modalité à distance peut être un risque de perte du lien. Car dans la distance, la perception d’être isolé peut se renforcer. Cette perte du lien peut entraver la cohésion des équipes et il est utile dans votre rôle managérial, de « compenser » la distance par des moments ou les équipes se retrouvent et renouent cette capacité à réfléchir et agir ensemble.

Il est important de comprendre alors, qu’être à distance implique une organisation très maîtrisée qui montre que vous êtes toujours aussi impliqué et engagé. Pour faire face, certaines entreprises prévoient des points physiques de rencontre.

• Les différences culturelles, un facteur clé du succès de vos projets

Il est bien de  choisir des collaborateurs capables de vous aider à accomplir votre mission. Lorsque vous êtes ensemble avec vos équipes, vous avez beaucoup de facilité à interagir, mais ce n’est pas toujours facile dans le cas d’une équipe se trouvant très loin de vous.

Il existe différentes façons d’assumer le rôle de responsable et de s’adapter pour que toute son équipe fonctionne au mieux. D’ailleurs, elles ressemblent aux méthodes de gestion d’équipes locales. La seule nuance réside dans l’application de ces techniques et leur adaptation à votre équipe dédiée. Vous pouvez puiser dans votre expérience et analyser les moments où vous avez connu l’échec ou le succès.

Le deuxième point fondamental est la productivité. Un responsable de collaborateurs à distance, se doit de garantir les deux caractéristiques suivantes : une productivité autonome qui le dispense de perdre trop de temps à surveiller l’activité de son équipe.

Pour ce faire, recourez au partage de fichiers, via Google Drive ou à une autre technologie cloud permettant de savoir quand et par qui, un document a été consulté ou modifié. C’est un moyen efficace de contrôler la productivité de votre équipe.

Notez que les occasions de management d’équipes à distance se multiplient obligeant les responsables à adapter leur approche de gestion à ce nouveau mode de travail. Pour bien gérer des employés à distance, il est important de maîtriser les bases de gestion de la productivité.

Cela fait appelle à une adaptation de votre style  de responsable, à la gestion d’équipe dédié dont vous n’êtes pas en contact physique. Vous devez mettre en place des outils de mesure des performances de vos employés à distance pour suivre de près l’évolution.

• La gouvernance et les méthodes de travail

Embaucher une équipe de développement dédiée nécessite la mise en place d’un système de gouvernance et des méthodes de travail adaptées. Vous n’avez pas besoin d’être certifié TOGAF ou COBIT pour  réussir à établir des relations positives avec tous vos collaborateurs. Ces conseils vous permettront de tisser ce genre de liens et vous faciliteront la vie et  établir un partenariat basé sur confiance.

D’abord, les technologies de communication telle que Skype, FaceTime, WebEx vous permet de vous voir et vous parler. Programmez des tête-à-tête en définissant un ordre du pour qu’il sache à quoi s’attendre et pour que vous puissiez tous les deux vous préparer. Ce gain de temps est très précieux à distance si vous leur transmettez vos attentes  qui guident la façon de travailler ensemble.

Essayez plusieurs approches, comme fixer des délais pour répondre aux SMS, appels téléphoniques et e-mails. Ce type d’attentes très précises favorise les relations positives et productives.

Vous pouvez aussi opter pour un autre mode de communication. Élaborez un calendrier de contacts avec votre équipe afin de lui paraître fiable. Programmez des réunions d’équipe en personne car elles renforcent les relations professionnelles.

Dernière étape vers des relations positives : effectuez un suivi régulier, fondé sur consultation de votre équipe entre vos réunions, la clarification des décisions, la confirmation que votre équipe et vous êtes d’accord. Ces habitudes sont cruciales pour tisser un lien sain, efficace et positif.

Contexte social de l’équipe dédiée

• Réussir en tant que responsable à distance

Dans votre rôle de responsable à distance, ces quatre conseils de planification vous aideront à mieux gérer vos employés à distance.

Le premier concerne le planning. Bien que cela puisse paraître anodin,  il est susceptible d’avoir un impact considérable en cas de faux pas. Pour ne pas avoir de surprise vous aurez quelques règles à respecter.

Tout d’abord, intégrer vos décalages horaires dans la planification. Il vous permettra de gérer plus facilement, cet aspect de votre collaboration. Ensuite faites tout pour suivre l’agenda de vos collaborateurs.

Pour finir, tenez compte des jours fériés qui varient en fonction des pays. Un dernier élément non des moindre est votre communication. Cernez la finalité et l’objectif de vos communications, afin de choisir l’approche la plus adaptée.

Lors de vos réunion donnez l’occasion à chaque employé de présenter un sujet : progrès réalisé, problème rencontré, assistance nécessaire, etc. Enfin, prévoyez un moment pour résumer les activités passées et anticipez celles à venir. La structure de votre communication, est la clé de votre réussite de responsable.

• Testez et gérer les compétences de vos employés

 Majorité des tests tels que Myers-Briggs ou le Strength Deployment Inventory sont, ou peuvent être virtuels. Cependant, il y a certaines règles à respecter avec les outils d’évaluation. Testez tout le monde ou personne. Si vous évaluez que certains employés, vous alimentez les rumeurs qui pourraient être néfaste, surtout aux environnements virtuels.

Ensuite, confiez à un tiers la première réunion de bilan avec vos employés. Vos collaborateurs seront ainsi davantage à l’aise. Plus ils se montreront francs, plus votre investissement sera bénéfique. Cette approche plus attrayante améliore l’expérience d’apprentissage et vous permet de suggérer des domaines d’amélioration.

N’oubliez pas que les informations recueillies peuvent vous aider à mieux communiquer avec eux, voire modifier votre perception de leur motivation et de leurs aptitudes. Tout cela vous permet d’établir des rapports toujours plus fructueux avec chacun de vos collaborateurs.

• Établir des normes d’équipe

Imaginez combien il plaît aux parents lorsque leurs enfants adoptent un comportement normal et prévisible. Cela leur facilite la vie, car ils peuvent compter sur un certain degré de fiabilité et de confiance.

Ces relations ne sont possible que lorsque qu’ils agissent tous sur la base de règle connus et acceptés de tous. Vous pouvez faire de même entre vous et vos collaborateurs, afin de tisser un lien de confiance mutuelle.

• S’adapter à la culture de l’autre

Les différences culturelles nous l’avons dit est un élément fondamentale pour les manager international. Il est très important de vous intéresser à la culture de l’autre. Cela crée sans le savoir un effet de sympathie inestimable. Vous pouvez bien sûr faire des recherches sur le web ou demander directement à vos collaborateurs de vous parler d’eux. Cet échange direct vous permettra de tisser un lien positif avec vos collaborateurs étrangers.

Appliquer ces conseils  et les adapter à votre circonstance vous aideront grandement à devenir le manager le plus efficace.

• Savoir communiquer sur les réalisations

Tout chef d’équipe doit donner du feedback sur les livrables et les performances de ses collaborateurs. Il est capital de bien s’y prendre, alors, voici quelques suggestions qui vous y aideront. D’abord, faites-le en personne, c’est-à-dire avec vos employés à distance, surtout pas par e-mail. Utilisez Skype, faites une conférence virtuelle ou téléphonez, si vous ne pouvez pas mieux. Les outils les plus élaborés permettent de veiller à la perception adéquate de vos retours.

Vos employés possèdent probablement, des talents qui méritent d’être reconnus. Il est vital que vos employés à distance reçoivent des retours positifs, en plus des critiques constructives. Ne croyez pas qu’ils sachent le bien que vous pensez d’eux.

Enfin, co-évaluez, si vous transmettez du feedback, demandez à l’employé : « Selon vous, qu’est-ce qui a marché, échoué ? » Puis, parlez ensemble de sa réponse. Vous pourriez être agréablement surpris par la similitude de vos analyses.