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Toute entreprise qui se veut performante et pérenne a besoin d’outils informatiques indispensables. ce sont entre autres des outils de collaboration, des outils de prises de décision et enfin des outils de gestion de l’expérience client. On essaiera d’en parler et si besoin d’en énumérer d’en énumérer quelques uns.

les outils collaboratifs

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à intégrer des outils collaboratifs afin de faciliter les échanges entre leurs équipes. En effet, ces outils permettent aux équipe de pouvoir collaborer sur les projet à distance. ils intègrent également le suivi en temps réel de l’évolution des différents projets.

Quip

Quip est l’outil parfait lorsqu’on travaille dans une équipe multi-répartie !
Il s’agit en effet d’une application web et mobile facilitant le travail en commun et la collaboration. Tous les membres de l’équipe ont accès au même document en ligne. Ils ont ainsi la possibilité d’identifier les derniers changements effectués, et échanger avec leurs collègues grâce au chat interne inclus dans le document.

Quip permet également d’intégrer des sondages, d’éditer des images ou de suivre l’avancement des différents projets grâce à un calendrier intégré et des indicateurs de suivi.

Slack

Slack est l’outil par excellence pour le travail à distance. Ce fabuleux et performant outil de collaboration, vous permet à vous et vos collaborateurs de rester en contact de manière intuitive, d’éditer des to-do listes, de partager des documents, etc.

Slack propose plusieurs outils pour que votre équipe augmente sa productivité :

• Un espace de travail unique pour toute l’équipe
• Une messagerie privée
• L’organisation d’appels audio et vidéo à plusieurs
• Des canaux de discussions classés par sujet
• Un partage facilité des fichiers

Les outils de gestion de projet

Un outil de gestion de projet, comme son nom l’indique, permet à toute entreprise qui l’utilise de planifier un travail et d’améliorer la gestion de ses tâches. 

Ces outils permettent également de faciliter la gestion du temps, la gestion des équipes, de stocker les données et les rendre accessibles en tous temps et tous lieux. Enfin, ils permettent de faciliter la collaboration des différentes équipes travaillant sur le projet.

Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne extrêmement complet et intuitif.

Cela est l’outil idéal si vous souhaitez visualiser en temps réel l’avancée d’un projet. Par ailleurs, Trello est un outil totalement collaboratif où chaque membre peut éditer et intervenir en temps réel. De plus, il vous permet de pouvoir vous fixer des objectifs, grâce notamment à la fonctionnalité check-list sur les cartes. Elle vous permet de détailler différentes étapes de conception d’un projet et de cocher les cases au fil de l’avancement.

L’application intègre des options qui vous permettent de créer des tableaux constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, vous pourrez alors insérer des cartes, avec par exemple, des listes de tâches à faire, les personnes chargées d’exécuter ces taches, etc.

Les outils décisionnels

Comment prendre des décisions lorsqu’on fait partie d’un comité de direction ou qu’on est un un chef d’entreprise? Au sein d’une entreprise, les prises de décision sont parfois indispensables. Elles déterminent parfois la croissance de l’entreprise. Cependant, pour décider de façon efficiente, l’usage d’outils d’aide à la décision est parfois primordial.

Ce sont généralement des outils de pilotage, de gestion de réunion, de collecte d’information et même de gestion des ressources humaines intégrées.

iBabs

iBabs est un logiciel de pilotage, de prise de décision et de gestion des réunions.

Ce logiciel vous simplifie l’organisation des réunions du conseil d’administration, du comité de direction et d’autres organes de pilotage et de gouvernance.

Avec la digitalisation des processus, le logiciel vous permet de faciliter vos prises de décision, votre organisation et fluidifie vos réunions. Depuis n’importe quel appareil, vous travaillerez en toute confidentialité, de façon sécurisée et automatique !

Les outils de mesure de l’expérience client

Les outils de mesure de l’expérience client ont principalement pour but de récolter, concentrer et analyser les données clients pour optimiser la relation client, fidéliser les clients et maximiser le chiffre d’affaires. Ils regroupent en leur sein, l’ensemble des techniques d’analyse de données clients, les actions marketing et le support client.

Les fonctionnalités principales d’un logiciel de mesure de l’expérience client sont :

• la gestion des contacts (gestion des clients, prospects, partenaires)
• l’identification et le scoring des profils clients
• une meilleure communication avec les clients
• le suivi des dossiers grâce à indicateurs-clés de performance consignés dans un tableau de bord la segmentation de votre audience
• la gestion des ventes

L’intérêt d’avoir au sein de l’entreprise un outil de gestion de la relation client est:

• Prospection optimisée
• Valorisation du chiffre d’affaires
• Mobilité de la relation client
• Fidélisation des clients

Ce sont principalement des outils comme Easyware , Lead CRM vocal ou encore Sellsy

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Depuis la propagation fulgurante du coronavirus Covid-19, le télétravail est devenu l’alternative par excellence pour de nombreuses entreprises. En effet, depuis quelques semaines, la pandémie du Covid-19 a poussé plus d’un tiers de la population mondiale à se confiner. Pour continuer de faire fonctionner les entreprises, le télétravail est de mise. En apparence cette alternative est facile et idéale. Cependant, pour que le télétravail donne les meilleurs résultats, il requiert une certaine organisation.

Qu’est-ce que le télétravail?

  Comme son nom l’indique, le télétravail désigne une organisation du travail qui consiste pour le télétravailleur :

• à exercer, de façon régulière et volontaire, un travail qui aurait pu être effectué dans les locaux de l’employeur, hors de ces locaux
• en utilisant les technologies de l’information et de la communication (ordinateurs fixes et portables, Internet, téléphonie mobile, tablette, fax, etc.

Le télétravail peut s’effectuer :

• au domicile du salarié
• dans un autre lieu (télécentre, espace de co-working, …)

De nombreuses personnes imaginent le télétravail comme un idéal, un monde sans open space, sans machine à café en panne, où l’on pourrait traîner au lit toute la journée affalé dans son canapé. Mais le télétravail, comme son nom l’indique, nécessite de travailler, et de le faire bien

Comment organiser ses journées de télétravail?

Contrairement à ce que beaucoup de personnes pourraient penser, Le télétravail à domicile, ce n’est pas en horaires libres. Il n’est donc pas question de se servir du télétravail pour faire la grasse matinée.

• Gardez les mêmes horaires que d’habitude. Cela essentiellement pour ne pas perdre le rythme. Habillez-vous normalement (exit le pyjama toute la journée) et mettez-vous dans les dispositions pour travailler comme si vous étiez au bureau.

• Organisez-vous un espace de travail. L’idéal serait que vous ayez une pièce avec un bureau. Cependant, si ce n’est pas le cas, aménagez un espace dans le salon sur le canapé ou même dans la salle à manger. éloignez toutes les sources de distraction.

• Avant de démarrer la journée, faites-vous une liste avec les différentes tâches que vous devez accomplir dans la journée. Voyez en fonction de l’ordre d’importance et du délai imposé.

• Gardez le contact permanent avec vos collègues, surtout si vous êtes sur des projets de groupe et analysez le rythme de chacun. S’il le faut passez en mode visio-conférence pour vous permettre de faire ensemble le point sur l’avancement des taches.

• Accordez-vous des pauses de 5 à 10 minutes afin de reprendre vos esprits et ne pas perdre le fil. Tout comme au bureau, prenez une vraie pause déjeuner. Respectez vos horaires à la lettre.

• Si vous avez des enfants, faites en sorte de les maintenir occupés. Faites faire leurs devoirs aux plus grands et aux plus petits des activités comme le coloriage, la peinture… cela vous permettra de maintenir l’équilibre.

Quelques outils pour faciliter le télétravail

Il existe de nombreux outils pour faciliter le travail à distance. Cependant, certains sont plus élaborés et vous faciliteront vraiment la tache.

Slack

Slack est l’outil par excellence pour le travail à distance. Ce fabuleux et performant outil de collaboration, vous permet à vous et vos collaborateurs de rester en contact de manière intuitive, d’éditer des to-do listes, de partager des documents, etc.

Slack propose plusieurs outils pour que votre équipe augmente sa productivité :

• Un espace de travail unique pour toute l’équipe
• Une messagerie privée
• L’organisation d’appels audio et vidéo à plusieurs
• Des canaux de discussions classés par sujet
• Un partage facilité des fichiers

Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne extrêmement complet et intuitif.

Il fonctionne selon le principe suivant :

vous pouvez créer des tableaux constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, vous allez pouvoir insérer des cartes, avec par exemple, des listes de tâches à faire, les personnes chargées d’exécuter ces taches, etc.

Cela est l’outil idéal si vous souhaitez visualiser en temps réel l’avancée d’un projet. Par ailleurs, Trello est un outil totalement collaboratif où chaque membre peut éditer et intervenir en temps réel. De plus, il vous permet de pouvoir vous fixer des objectifs, grâce notamment à la fonctionnalité check-list sur les cartes. Elle vous permet de détailler différentes étapes de conception d’un projet et de cocher les cases au fil de l’avancement.

Quip

C’est l’outil parfait lorsqu’on travaille dans une équipe multi-répartie !
Il s’agit en effet d’une application web et mobile facilitant le travail en commun et la collaboration. Tous les membres de l’équipe ont accès au même document en ligne. Ils ont ainsi la possibilité d’identifier les derniers changements effectués, et échanger avec leurs collègues grâce au chat interne inclus dans le document.

Quip permet également d’intégrer des sondages, d’éditer des images ou de suivre l’avancement des différents projets grâce à un calendrier intégré et des indicateurs de suivi.

Wetransfer

Si votre travail vous amène à envoyer fréquemment des fichiers volumineux , wetransfer est le logiciel idéal. C’est un logiciel de transfert de fichier qui permet aux utilisateurs d’envoyer gratuitement des fichiers allant jusqu’à 2 Go. Au delà il est payant. Il vous permettra donc de faire passer des documents lourds, en toute simplicité. L’interface est élaborée et les fonctionnalités faciles d’utilisation. Le petit plus de Wetransfer c’est quel le fichier reste disponible pendant 2 semaines.

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Tout commence par le recrutement de talents. On dit souvent que « Seul on avance plus vite, ensemble on va plus loin, » cet adage connu de tous, est une réalité à prendre en compte même dans le management de votre entreprise. Mais comment constituer l’équipe capable de tirer le projet le plus haut possible ?

Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, il arrivera que vous ayez besoin de recruter une équipe de dédiée ; une véritable Business Unit. En tant que manager, votre réussite dépend bien sûr de vos idées et, surtout de votre capacité à vous entourer des hauts potentiels. Attirer les meilleurs talents et embaucher la dream team prête à relever tous les challenges est une tâche délicate.

Cet article vous aide à comprendre les enjeux clés du projet de recrutement de vos collaborateurs, afin d’appréhender les outils d’analyse du contexte social de l’équipe dédiée. Il vous permet aussi en tant que manager, de mieux cerner le mode de travail à adopter lorsque vous gérer des équipes de culture différentes afin d’aligner vos process grâce à des référentiels adaptés.

Les enjeux clés du projet d’externalisation

• La distance, une variable à intégrer dans votre projet de recrutement.

Le recrutement d’une équipe dédiée est considéré comme une alternative très flexible dans le cadre d’une délocalisation ou impartition de services. Dans ce type de projet, l’impact de la distance dans la gestion de votre équipe est une variable centrale à prendre en compte si vous souhaitez optimiser vos ressources.

Les managers qui prennent en compte cela, arrivent à mieux impliquer et fédérer leur équipe. Il nécessite de mettre en place des processus et des modes opératoires qui rendent  votre service plus performant. La relation d’un collaborateur à distance peut paraître enviable si vous anticiper sur ce qui pourrait entraver la fluidité de vos interactions.

L’autonomie permise par la modalité à distance peut être un risque de perte du lien. Car dans la distance, la perception d’être isolé peut se renforcer. Cette perte du lien peut entraver la cohésion des équipes et il est utile dans votre rôle managérial, de « compenser » la distance par des moments ou les équipes se retrouvent et renouent cette capacité à réfléchir et agir ensemble.

Il est important de comprendre alors, qu’être à distance implique une organisation très maîtrisée qui montre que vous êtes toujours aussi impliqué et engagé. Pour faire face, certaines entreprises prévoient des points physiques de rencontre.

• Les différences culturelles, un facteur clé du succès de vos projets

Il est bien de  choisir des collaborateurs capables de vous aider à accomplir votre mission. Lorsque vous êtes ensemble avec vos équipes, vous avez beaucoup de facilité à interagir, mais ce n’est pas toujours facile dans le cas d’une équipe se trouvant très loin de vous.

Il existe différentes façons d’assumer le rôle de responsable et de s’adapter pour que toute son équipe fonctionne au mieux. D’ailleurs, elles ressemblent aux méthodes de gestion d’équipes locales. La seule nuance réside dans l’application de ces techniques et leur adaptation à votre équipe dédiée. Vous pouvez puiser dans votre expérience et analyser les moments où vous avez connu l’échec ou le succès.

Le deuxième point fondamental est la productivité. Un responsable de collaborateurs à distance, se doit de garantir les deux caractéristiques suivantes : une productivité autonome qui le dispense de perdre trop de temps à surveiller l’activité de son équipe.

Pour ce faire, recourez au partage de fichiers, via Google Drive ou à une autre technologie cloud permettant de savoir quand et par qui, un document a été consulté ou modifié. C’est un moyen efficace de contrôler la productivité de votre équipe.

Notez que les occasions de management d’équipes à distance se multiplient obligeant les responsables à adapter leur approche de gestion à ce nouveau mode de travail. Pour bien gérer des employés à distance, il est important de maîtriser les bases de gestion de la productivité.

Cela fait appelle à une adaptation de votre style  de responsable, à la gestion d’équipe dédié dont vous n’êtes pas en contact physique. Vous devez mettre en place des outils de mesure des performances de vos employés à distance pour suivre de près l’évolution.

• La gouvernance et les méthodes de travail

Embaucher une équipe de développement dédiée nécessite la mise en place d’un système de gouvernance et des méthodes de travail adaptées. Vous n’avez pas besoin d’être certifié TOGAF ou COBIT pour  réussir à établir des relations positives avec tous vos collaborateurs. Ces conseils vous permettront de tisser ce genre de liens et vous faciliteront la vie et  établir un partenariat basé sur confiance.

D’abord, les technologies de communication telle que Skype, FaceTime, WebEx vous permet de vous voir et vous parler. Programmez des tête-à-tête en définissant un ordre du pour qu’il sache à quoi s’attendre et pour que vous puissiez tous les deux vous préparer. Ce gain de temps est très précieux à distance si vous leur transmettez vos attentes  qui guident la façon de travailler ensemble.

Essayez plusieurs approches, comme fixer des délais pour répondre aux SMS, appels téléphoniques et e-mails. Ce type d’attentes très précises favorise les relations positives et productives.

Vous pouvez aussi opter pour un autre mode de communication. Élaborez un calendrier de contacts avec votre équipe afin de lui paraître fiable. Programmez des réunions d’équipe en personne car elles renforcent les relations professionnelles.

Dernière étape vers des relations positives : effectuez un suivi régulier, fondé sur consultation de votre équipe entre vos réunions, la clarification des décisions, la confirmation que votre équipe et vous êtes d’accord. Ces habitudes sont cruciales pour tisser un lien sain, efficace et positif.

Contexte social de l’équipe dédiée

• Réussir en tant que responsable à distance

Dans votre rôle de responsable à distance, ces quatre conseils de planification vous aideront à mieux gérer vos employés à distance.

Le premier concerne le planning. Bien que cela puisse paraître anodin,  il est susceptible d’avoir un impact considérable en cas de faux pas. Pour ne pas avoir de surprise vous aurez quelques règles à respecter.

Tout d’abord, intégrer vos décalages horaires dans la planification. Il vous permettra de gérer plus facilement, cet aspect de votre collaboration. Ensuite faites tout pour suivre l’agenda de vos collaborateurs.

Pour finir, tenez compte des jours fériés qui varient en fonction des pays. Un dernier élément non des moindre est votre communication. Cernez la finalité et l’objectif de vos communications, afin de choisir l’approche la plus adaptée.

Lors de vos réunion donnez l’occasion à chaque employé de présenter un sujet : progrès réalisé, problème rencontré, assistance nécessaire, etc. Enfin, prévoyez un moment pour résumer les activités passées et anticipez celles à venir. La structure de votre communication, est la clé de votre réussite de responsable.

• Testez et gérer les compétences de vos employés

 Majorité des tests tels que Myers-Briggs ou le Strength Deployment Inventory sont, ou peuvent être virtuels. Cependant, il y a certaines règles à respecter avec les outils d’évaluation. Testez tout le monde ou personne. Si vous évaluez que certains employés, vous alimentez les rumeurs qui pourraient être néfaste, surtout aux environnements virtuels.

Ensuite, confiez à un tiers la première réunion de bilan avec vos employés. Vos collaborateurs seront ainsi davantage à l’aise. Plus ils se montreront francs, plus votre investissement sera bénéfique. Cette approche plus attrayante améliore l’expérience d’apprentissage et vous permet de suggérer des domaines d’amélioration.

N’oubliez pas que les informations recueillies peuvent vous aider à mieux communiquer avec eux, voire modifier votre perception de leur motivation et de leurs aptitudes. Tout cela vous permet d’établir des rapports toujours plus fructueux avec chacun de vos collaborateurs.

• Établir des normes d’équipe

Imaginez combien il plaît aux parents lorsque leurs enfants adoptent un comportement normal et prévisible. Cela leur facilite la vie, car ils peuvent compter sur un certain degré de fiabilité et de confiance.

Ces relations ne sont possible que lorsque qu’ils agissent tous sur la base de règle connus et acceptés de tous. Vous pouvez faire de même entre vous et vos collaborateurs, afin de tisser un lien de confiance mutuelle.

• S’adapter à la culture de l’autre

Les différences culturelles nous l’avons dit est un élément fondamentale pour les manager international. Il est très important de vous intéresser à la culture de l’autre. Cela crée sans le savoir un effet de sympathie inestimable. Vous pouvez bien sûr faire des recherches sur le web ou demander directement à vos collaborateurs de vous parler d’eux. Cet échange direct vous permettra de tisser un lien positif avec vos collaborateurs étrangers.

Appliquer ces conseils  et les adapter à votre circonstance vous aideront grandement à devenir le manager le plus efficace.

• Savoir communiquer sur les réalisations

Tout chef d’équipe doit donner du feedback sur les livrables et les performances de ses collaborateurs. Il est capital de bien s’y prendre, alors, voici quelques suggestions qui vous y aideront. D’abord, faites-le en personne, c’est-à-dire avec vos employés à distance, surtout pas par e-mail. Utilisez Skype, faites une conférence virtuelle ou téléphonez, si vous ne pouvez pas mieux. Les outils les plus élaborés permettent de veiller à la perception adéquate de vos retours.

Vos employés possèdent probablement, des talents qui méritent d’être reconnus. Il est vital que vos employés à distance reçoivent des retours positifs, en plus des critiques constructives. Ne croyez pas qu’ils sachent le bien que vous pensez d’eux.

Enfin, co-évaluez, si vous transmettez du feedback, demandez à l’employé : « Selon vous, qu’est-ce qui a marché, échoué ? » Puis, parlez ensemble de sa réponse. Vous pourriez être agréablement surpris par la similitude de vos analyses.